Cada vez mais o eSocial vem trazendo novos dados e informações, e os processos trabalhistas dizem muito sobre uma empresa – se ela se adequa ou não às boas práticas.

Além disso, a fiscalização e o cruzamento das informações ficam ainda mais efetivos pois o recolhimento de valores relativos a processos trabalhistas passam a ocorrer via digital. Ou seja, manter o eSocial com informações corretas é imprescindível.

A partir de janeiro de 2023, os processos trabalhistas também precisarão ser reportados por meio do eSocial, como forma de evolução desse sistema criado para consolidar informações sobre obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

Acompanhe este artigo e fique ciente das mudanças.

O que é eSocial?

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – é um sistema onde os empregadores comunicam ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

Trata-se de uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho. A plataforma online unifica a entrega de 15 obrigações da área trabalhista para as empresas e também para pessoas físicas.

Ou seja, em vez de ter que preencher várias guias e entregá-las em canais diferentes, o empregador usa apenas o sistema para cumprir a lei e manter sua contratação na legalidade. É essencial estar com a documentação de cada funcionário atualizada no sistema.

Mudanças 2023

Por meios de diversos instrumentos legais, valendo destaque para a IN RFB 2.094/2022 e para o Manual do eSocial atualizado, foram criados quatro novos eventos na versão S-1.1 do programa:

1. S-2500 – Processos Trabalhistas
2. S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processos Trabalhistas
3. S-3500 – Exclusão de Eventos – Processos Trabalhistas
4. S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processos Trabalhistas

Todavia, as empresas não precisarão incluir todos os processos trabalhistas em curso, mas apenas os processos com trânsito em julgado a partir de janeiro de 2023, Estes também devem ter impacto em obrigações trabalhistas ou em pagamentos de FGTS/contribuição previdenciária/fiscal.

Assim, o evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da condenação, mesmo que não seja o empregador – é o caso de responsabilidade subsidiária ou solidária, por exemplo. É bom observar que não é necessário prestar informações relativas a processos que sejam da competência da Justiça Comum ou Justiça Federal Cível.

A necessidade de informar esses dados no eSocial, a partir do início do próximo ano. Por isso, é importante que as empresas se preparem adequadamente, especialmente considerando que, apesar da disponibilização de informações complementares pelo Governo Federal, ainda existem dúvidas sobre como as obrigações impactarão as práticas das empresas.

Por fim, é bom salientar que o não cumprimento desta obrigação acessória sujeita a empresa ao risco de imposição de multas previstas na legislação, a serem aplicadas pelas autoridades fiscalizadoras, mesmo em caso de integral pagamento dos direitos trabalhistas e obrigações fiscais devidas.

Utilização da Versão S-1.1

A nova versão do layout está disponível e já possui um cronograma de implantação:

• Ambiente de produção: pode ser usado a partir de 16 de janeiro de 2023;
• Período de convivência entre as versões S-1.0 e S-1.1: até 19 de março de 2023.

Os novos eventos serão aceitos apenas na versão S-1.1. Para os demais eventos de SST, continuam valendo as regras de validação referentes à versão no qual foram enviados, durante o período de convivência.

Quem é obrigado a entregar?

Nessa linha, é obrigação de todo declarante que em processos trabalhistas ou em demandas submetidas à Comissão de Conciliação Prévia (CCP) ou Núcleos Intersindicais (Ninter) for obrigado a reconhecer ou alterar as informações relativas a vínculo trabalhista ou for obrigado a recolher FGTS e contribuição previdenciária correspondentes.

Este evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da coordenação, ainda que não seja o empregador, como no caso de responsabilidade indireta (subsidiária ou solidária).

O prazo de envio precisa ocorrer até o dia 15 do mês subsequente ao trânsito em julgado da decisão proferida no processo trabalhista.