Tenho buscado contribuir para o público de contadores e empresários dialogando sobre a importância de se atentar a diversas mudanças que ocorrem quase que mensalmente no universo de documentação eletrônica. Isso porque é uma tendência que a documentação passe a representar de forma mais fidedigna o produto de que ela fala.

Isso tem serventia para toda a cadeia comercial e, sobretudo, para os órgãos de validação, como os SEFAZ, o que indiretamente garante direitos de consumidores e comerciantes por todo o país. Entretanto, há ainda contadores que não estão atentos a diversos pormenores, já que é complicado acompanhar tudo, e muitas vezes rotinas e a própria automação da emissão de notas, cega o profissional da importância de conhecer essas mudanças.

Isso ocorre muito quando um campo como o que abriga o GTIN passa a ser validador, ao invés de apenas obrigatório. A rotina antiga pode indicar um problema antigo da empresa que não era percebido antes, mas que a partir de agora será um problema a ser corrigido.

A mudança que envolve Notas Fiscais Eletrônicas e Notas Fiscais Eletrônicas para Consumidor Final começou a valer já em setembro, para um determinado grupo de empresas, e possui um cronograma que vai até 1º de agosto de 2018. A classe contábil carrega consigo a responsabilidade de estar sempre em dia com conhecimentos detalhados do universo de documentação digital. Por vezes é essencial que se tenha conhecimento sobre detalhes que são alterados, acrescentados ou retirados de uma determinada documentação, sobretudo porque o contador é o guardião do conhecimento fiscal de seus clientes.

Apenas para contextualizar, o GTIN, sigla para Global Trade Item Number, é um número de identificação global para um item que é comercializado. Basicamente os códigos de barra são formados a partir do GTIN, já que cada produto possui uma numeração única, que indica N aspectos, como tipo, modelo, cor, tamanho, país de origem, etc.

Tratando-se da NF-e e NFC-e, o código fica nos campos cEAN e cEANTrib, indicando o qual o código de barras do produto vendido, uma informação essencial para o comércio. A mudança afeta sobretudo quem é fabricante, distribuidor, atacadista e varejista, portanto quando uma NF-e ou NFC-e é emitida por esses tipos de negócios, é dever do contador saber se o GTIN está de acordo com a alteração.

As Secretarias da Fazenda de cada estado, que verificam notas, passaram a considerar os campos cEAN e cEANTrib como pontos de validação. O preenchimento já era obrigatório, mas antes ele não validada ou invalidava uma nota, agora, se o GTIN estiver incorreto nos dois campos, a nota passa a não valer, gerando uma gama de problemas para todos os envolvidos no processo de emissão e recebimento do produto.

Nota validada é papel de valor jurídico para qualquer situação de conferência, reclamação, dentre outros problemas. Antigamente, como a validação não existia, se o campo estivesse preenchido, a nota estava em ordem, mesmo que a numeração fosse errada. Isso gera um problema primário, pois se um erro vem sendo perpetrado desde muito tempo, esse é o momento em que a nota será tida como irregular e o emissor pode nem perceber.

É justamente nesse ponto que a importância do trabalho do contador é percebida, já que o emissor de notas é digital, pode até estar atualizado, mas a conferência do GTIN correto precisa ser feita. Do contrário um numero potencialmente errado pode ser lançado nas novas notas e essas serem invalidadas sem conhecimento até quem um problema surja e não se tenha o respaldo jurídico necessário.

É por isso que, mesmo quando se tratando de uma alteração pequena, é preciso estar de olho e buscar compreender bem qual a situação e quais os riscos a que estamos sujeitos quando algo assim muda. As regras visam melhorar serviços, mas como sempre são graduais, detalhadas e de alteração constante. Para o contador é preciso estar de olho no calendário. Abaixo deixo as datas de obrigatoriedade da mudança para cada ramo de comércio.

Empresas de:
- Processamento de folhas de fumo e fabricação de cigarros – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/09/2017.
- Fabricação de jogos, brinquedos e acessórios – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/10/2017.
- Fabricação de fármacos – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/11/2017.
- Fabricação de componentes e aparelhos elétricos e eletrônicos, além de equipamentos e acessórios para fins diversos, como informática e telecomunicações, além de eletrodomésticos instrumentos musicais e joias – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/12/2017.
- Fabricação de produtos diversos de gênero alimentício – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/01/2018.
- Beneficiamento, produção e preparo de alimentos, pesca, extração e beneficiamento de pedras diversas – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/02/2018.
- Beneficiamento e fabricação têxtil – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/03/2018.
- Fabricação de calçados e acessórios, gráficas, serigrafias e impressões diversas, combustíveis e inflamáveis – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/04/2018.
- Fabricação de artefatos de borracha, de plástico, de vidro, de concreto e cimento, de ferro e metálicas - – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/05/2018.
- Transporte rodoviário metroviário, ferroviário, aquaviário, hidroviário e a aéreo de passageiros e de cargas, armazenamento de grãos, correios, hotéis, motéis e pousadas, restaurantes e similares, edição de livros, jornais e enciclopédias, produção cinematográfica, empresas de rádio, TV, telefonia e internet – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/06/2018.
- Atividades financeiras, imobiliárias, jurídicas, de arquitetura, de pesquisas em diversas áreas do conhecimento, publicidade e propaganda, design gráfico, de moda, de joias e de interiores, de recursos humanos, de compra e venda de veículos, de turismo, de segurança, de zeladoria, hospitais, entidades privadas e instituições públicas diversas – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/07/2018.
- Atividades variadas não citadas anteriormente – passa a ter o GTIN como validação a partir de 01/08/2018.