No começo deste ano, a rede de supermercados Walmart passou a adotar um procedimento pioneiro no registro de seus empregados no cadastro do Número de Identificação Social (NIS), que identifica o cidadão frente aos programas sociais do governo federal. A empresa, que contrata mensalmente mais de quatro mil funcionários, abandonou o papel e passou a fazer o registro do NIS por meio de formulário na internet.

“Fomos convidados a ser uma das empresas piloto e modelo de utilização desta ferramenta. Ofereceram-nos a praticidade que nós buscamos”, afirma a analista de Recursos Humanos da rede, Vanessa Lopes de Oliveira.

A experiência piloto do Walmart foi ampliada para todas as empresas, por iniciativa da Caixa Econômica Federal que é a operadora do NIS. A partir de 1º de novembro, passa a ser obrigatória a utilização da web para o registro no NIS.

A medida, de acordo com a CAIXA, permitirá acabar com filas e tornar mais rápido o processo de registro no NIS, que antes durava até cinco dias úteis. A medida também é voltada para sustentabilidade, uma vez que o uso do papel passa a ser descontinuado, afirma a gerente executiva de Gestão do Cadastro NIS, Adalgisa Torres de Castro.

Ao contratar um novo funcionário, as empresas são obrigadas, desde 1970, a fazer o cadastro do empregado no NIS para que seja utilizado para prestar informações, como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Previdência Social, PIS, Pasep, entre outros. Esse processo era feito em papel. O empregador era obrigado a preencher um formulário e levar a uma agência da CAIXA, que enviava as informações para uma central de digitação localizada em São Paulo. Depois que o documento era digitado, a empresa recebia a informação do número cadastrado por telefone, Correios ou por meio do relatório de trabalhadores cadastrados, que é impresso na agência.

Obtenção imediata do NIS
Com a mudança feita pela CAIXA de utilizar o registro por meio da internet, o número do NIS poderá ser obtido imediatamente. “Antigamente, com o formulário, íamos até uma agência da CAIXA de nosso relacionamento e ficávamos aguardando o cadastramento desses números. Agora, a empresa não precisa mais deslocar esse funcionário e deixá-lo disponível para esse cadastramento porque já temos o portal da CAIXA”, afirma a analista de Recursos Humanos da rede Walmart.

Há duas opções para que as empresas possam cadastrar seus empregados no NIS. A primeira é fazer pela internet, através do Portal da Caixa Econômica Federal. A segunda opção é utilizar a ferramenta “Conectividade Social”. Neste segundo caso, é necessário que a empresa possua uma certificação digital, padrão ICP-Brasil, que pode ser emitida nas agências da CAIXA.

Para a gerente executiva de Gestão do Cadastro NIS, Adalgisa Torres de Castro, o cadastramento online é a opção com retorno mais tempestivo. A empresa só terá que ir à CAIXA uma vez para solicitar o primeiro acesso. “ Para o acesso a internet é preciso comparecer a uma agência da CAIXA para fazer a migração”, afirma.

Adalgisa Torres explica que existe a possibilidade de cadastro em lote de empregados. Essa modalidade é indicada para a empresa que vai registrar um grande número de funcionários. Neste caso, por ser um volume maior de dados, o número do NIS sai no dia seguinte. A Central de Atendimento desta modalidade é através do número 0800 726 01 04.

“A CAIXA fez essa mudança para a web com o intuito de facilitar e agilizar o atendimento, e ter uma alterativa que não seja o papel, com o intuito de colaborar com o meio ambiente”, diz a gerente.

Segurança e praticidade
A nova sistemática de registro do NIS trouxe, segundo a analista de Recursos Humanos do Walmart, mais segurança tanto para o funcionário quanto para a empresa. Segundo ela, os trabalhadores têm o recolhimento do Fundo de Garantia na data correta e, com o número do PIS em mãos, é possível incluir o empregado no plano de a saúde da empresa.

Para a rede de supermercados Walmart, a segurança é não ter duplicidade no número de NIS. Ao realizar o cadastro repetido na internet, a ferramenta avisa imediatamente que o funcionário já é registrado. Antes, com o uso do papel, o retorno notificando o duplo cadastro demorava a chegar.

“A quantidade de papel era grande e podia haver perda do documento porque era enviado pelo Correio. Eram muitas etapas para chegar ao cadastro efetivo. Hoje a gente faz na hora. Só de não ter que depender de formulário de papel, ir a agência entregar o documento e aguardar o retorno, a empresa está poupando tempo”, ressalta analista Vanessa Lopes de Oliveira.