O e-Social é, em resumo, a folha de pagamento digital com recursos super poderosos. Inclusive, já recebeu o apelido de Big Data Fiscal, dada a sua estrutura de inteligência artificial. Ele promete mudar a forma de relacionamento entre empregados, empregadores e os órgãos da administração pública federal em relação às informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.

Em sua arquitetura de inteligência fiscal está evidente o poder de relacionar as informações, apurar as inconsistências, apurar inconformidades e de registrar e aplicar as penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária.

Com a implementação, todos empregadores precisam ficar atentos aos 7 pecados capitais e evitá-los, pois a prática destes poderá gerar um verdadeiro inferno. São eles: 

1° Pecado – Achar que imputar dados será o suficiente para atender o Big Data fiscal

Sabemos que as operações as quais se dão maior importância em qualquer organização são aquelas que geram receitas, já as demais são tratadas com menor importância, porém deve-se dar a devida atenção, pois a estrutura do e-Social requer uma gama de dados que, se inseridos de forma inadequada, poderão resultar em sérios problemas para os empregadores;

2° Pecado – Fechamento da folha de pagamento antes do último dia do mês

É prática comum dos empregadores não esperar o último dia do mês para fechar o ponto dos empregados e fazê-lo em meados do dia 20 de cada mês. Os empregadores devem rever seus processos internos, pois vários erros decorrem desse fechamento antecipado, que é conflitante com a legislação trabalhista e será constatado pelo Big Data Fiscal;

3° pecado – Contratar e depois providenciar a documentação

Outra prática comum nas empresas é colocar o empregado para trabalhar, deixando os cuidados com a documentação para depois. Essa prática não será mais possível, pois o Big Data fiscal está programado para rejeitar este tipo de procedimento. Para iniciar o trabalho o empregado já precisará ter sido incluso no sistema;

4° Pecado – Contratar autônomo e não incluir na folha

A contratação dos serviços de pessoa física autônoma ocorre, em sua maioria, para resolver situações emergências. Desta forma, é comum a execução e pagamento do serviço sem a devida preocupação com a documentação. Essa prática deverá ser abolida. Os empregadores deverão rever seu processo de forma que esse tipo de serviço seja comunicado e incluso na folha de pagamento. Contratar o serviço de um autônomo vai além de “emitir um simples recibo”;

5° Pecado – Não atender os programas de saúde e riscos do trabalho

Estatísticas comprovam que menos de 40% dos empregadores tem os programas de riscos e saúde ocupacional dos trabalhadores. A grande maioria ainda trata essa exigência como um custo desnecessário e que até o presente só o providenciariam em uma eventual fiscalização. Com a implantação do Big Data Fiscal essa prática não poderá mais ocorrer, pois será requisito indispensável para inserção do empregado na folha de pagamento;

6° Pecado – Falta de controle para atender os requisitos da legislação trabalhista, previdenciária e fiscal

Não há processo desenhado que garanta o cumprimento da legislação, que além de extensa, é extremamente complexa, o que dificulta a sua interpretação;

7° Pecado – Achar que o e-Social não vai pegar

Já pegou! Ele funcionará de forma sistêmica e alcançará resultados na medida em que relaciona cada operação com o padrão estabelecido para atender o rigor da legislação trabalhista, previdenciária e fiscal.

Sabemos que, por natureza, sempre buscamos utilizar a criatividade para dar um jeitinho, não é mesmo?  Esta característica é marcante do brasileiro e não é diferente com os empregadores, mas o e-Social será implacável e penalizará as situações conflitantes com sua inteligência fiscal.

O que precisa ficar claro é que as penalidades já existiam antes de sua idealização. Ele apenas as tornará evidentes, sem a necessidade do comparecimento do fiscal na sede do empregador.

Logo o e-Social estará presente no dia-a-dia dos empregadores. Desta forma, será necessário repensar todos os processos e melhorar os controles internos que envolvam as áreas de Recursos humanos, medicina do trabalho, jurídica, contábil e fiscal, além da folha de pagamento, pois estas serão as portas de entrada para o Big Data Fiscal, ou se você preferir, do e-Social.

Vanildo Veras é diretor de Inteligência Fiscal da Datanil – empresa especializada em consultoria contábil, tributária e trabalhista.