Quando uma empresa expande sua atuação e aumenta sua visibilidade no mercado, sua rentabilidade cresce. Com isso, cresce também a responsabilidade em controlar as contas no final do mês, principalmente para modelos de negócio recorrente, exemplo: assinaturas de TV, mensalidade escolar, escritório de contabilidade e serviços em geral. Nesse caso, o sistema de cobrança é uma ótima solução para organizar melhor as finanças e oferece uma expectativa financeira maior sobre as transações, favorecendo o fluxo de caixa e o planejamento financeiro.

Colocar uma estratégia de cobrança recorrente em prática e ter resultados eficientes não é uma tarefa tão simples quanto parece. São necessários cuidados específicos para que isso não afete, principalmente, o relacionamento com o cliente.

Para ajudar os empreendedores com essa questão, listei abaixo alguns erros comuns praticados pelas empresas ao utilizar o método:

1. Não ter controle sobre os pagamentos

O controle é a palavra chave de todo negócio. Todo empreendedor precisa estar atento ao controle de pagamentos, acompanhando de perto todas as transações feitas. Há etapas a serem concluídas e não ter controle sob elas pode gerar uma previsão de receita equivocada e, com isso, falha no fluxo de caixa.

Outro risco muito comum é causar transtornos para o cliente, que pode ter seu serviço cessado por descontrole do sistema de cobrança. É altamente recomendado contar com um sistema capaz de criar regras de interrupção em caso de débito, com reativação imediata tão logo o pagamento seja identificado evitando possíveis gargalos e não conclusão dos pagamentos.

2. Não personalizar o serviço

Todo consumidor deseja um atendimento diferenciado e, com as diversas opções no mercado, parte em busca do fornecedor que melhor atenda às suas expectativas. Por isso é tão importante que, mesmo para as vendas online, sejam apresentadas possibilidades de escolha.

A vitrine de produtos e serviços é a mesma para quem deseja fazer uma aquisição, mas datas de vencimentos, por exemplo, são campeãs de solicitação de flexibilidade por parte do consumidor. Sob esse aspecto, trate cada contrato com a personalização que ele merece.

Outro serviço bastante interessante é enviar o boleto de cobrança por e-mail, com código de barras que permite o pagamento em qualquer banco, casas lotéricas e pelo internet banking.

3. Não automatizar processos

Os sistemas automatizados permitem a padronização de procedimentos — geração e envio de boletos por e-mail, lembrete de cobrança, baixa e conciliação automáticas, cálculo de multas por atraso e envio de 2ª via de boleto, alteração de data de vencimento e renovação de acordo.

4. Não utilizar ferramentas adequadas para recebimento de cobranças

Ao pensar em uma ferramenta para administrar a cobrança recorrente, busque por parceiros capazes de oferecer um sistema completo para fazer a gestão de toda carteira de clientes e otimizar os contratos já em andamento. Isso favorece a integração de todos os departamentos com as atividades inerentes e correlatas, além de centralizar os dados para geração de relatórios financeiros, tão importantes no auxílio das tomadas de decisão.

5. Não ter controle sobre a inadimplência

O controle de inadimplência é fundamental na condução financeira do negócio. Não permita o crescimento no saldo negativo da sua empresa e antecipe-se com a adoção de uma sistemática prática e eficiente de controle.