Um estudo sobre Gestão de Contratos, desenvolvido pela Associação Nacional dos Gestores de Contratos, aponta que cerca de 30% das empresas registram algum tipo de perda decorrente de falhas operacionais no processo de gestão de contratos. O montante varia de R$ 100 mil a R$ 500 mil. Outros 30% desconhecem os valores das perdas. Problemas envolvendo atrasos na redação dos contratos, falta de controle nas aprovações dos documentos e falta de padronização também são comuns.

Para evitar prejuízos e outras falhas neste processo, a diretora de Produtos da Teclógica,Adriana Bombassaro, sugere algumas orientações para os gestores da área e demais profissionais envolvidos com a redação, aprovação e assinatura de contratos.

1 – Valorize a gestão de contratos

Uma boa gestão de contratos é decisiva para o sucesso dos negócios. Ela garante que o objeto seja executado, evita multas, minimiza dúvidas, reduz necessidade de demandas judiciais e ajuda a manter um bom clima entre contratante e contratada. “Muitas vezes os contratos são negligenciados, levando a multas, prejuízos, retrabalho, por isso é preciso dar atenção e valor à área responsável por este importante documento”, destaca Adriana.

2 – Faça contratos eletrônicos

Além de ser sustentável, gerir contratos eletronicamente traz muito mais velocidade para o processo e segurança. Busque boas soluções de gestão de contratos que garantam mobilidade, criptografia, funções de backups automáticos e armazenamento em nuvem.

3 – Não centralize tudo no e-mail

A gestão de contratos deve seguir um fluxo confiável e de fácil acesso a todas as etapas, pelos diversos envolvidos no processo. “No e-mail, as informações podem ser facilmente perdidas, além de se ter muitos dados cruzados e de difícil consolidação”, destaca Adriana. O ideal é apostar em um software que permita acompanhar todo o processo desde a solicitação do contrato até a assinatura, com controles importantes como a vigência dos documentos.

4 – Aposte em ferramentas colaborativas

Redija os documentos de forma colaborativa, onde todas as partes possam sugerir alterações necessárias de forma simples, rápida e organizada. Isso é muito importante em processos nos quais várias pessoas precisam revisar e aprovar os documentos. Aqui, novamente a tecnologia é uma excelente aliada. “Os atuais sistemas permitem a visualização prática do fluxo de aprovação: onde o documento está parado, por onde já passou e por quais pessoas ainda deverá ser validado”, explica Adriana. Opções como o InContract também são capazes de armazenar o histórico de tudo o que foi feito no documento durante o processo de aprovação: quem realizou determinada tarefa, quando realizou, e se todas essas ações foram validadas pelas pessoas responsáveis. Isso permite avaliar as ações e garantir que o prazo máximo para cada etapa seja respeitado, evitando atrasos.

5 – Lembre-se da necessidade de personalização

Em uma mesma empresa, existem diversas áreas. Cada uma com necessidades de contratos diferentes. Um contrato com serviços de limpeza é bem diferente de um contrato com uma consultoria especializada em engenharia, por exemplo. Por isso, é preciso pensar na gestão de contratos prevendo essa necessidade de personalização dos documentos, de forma rápida, fácil e ainda padronizada dentro das cláusulas essenciais para a empresa. “Quem trabalha com a gestão de contratos não necessariamente é da área que o solicitou, por isso, é preciso ter ferramentas que permitam construir documentos sob medida para cada necessidade, preferencialmente, com um editor de texto fácil de ser utilizado e que permita a revisão das informações. É importante também contar com um sistema que permita a inclusão de anexos e minutas, aditivos e outras mudanças”, destaca Adriana.

6 – Fique atento aos prazos

Uma das etapas primordiais da gestão de contratos é a atenção aos prazos. É importante acompanhar o processo de vigência, monitorar datas importantes descritas nos documentos e avisar os envolvidos sobre períodos de renovação e rescisão, mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

Ao seguir esses passos será possível minimizar riscos, evitar perdas financeiras e contribuir para o maior sucesso das organizações e melhor relacionamento com clientes e fornecedores. “Com esses cuidados, certamente a gestão de contratos fica ainda mais produtiva e melhor”, disse Adriana Bombassaro.