Apesar de termos as mesmas 24 horas diárias, lidamos com esse tempo de forma diferente. Alguns acham que as horas passam muito rápido e que é impossível dar conta de tantas funções em um único dia. Outros acreditam que podem assumir várias atividades neste período. No entanto, nenhum dos dois extremos é produtivo, explica a coach executiva e empresarial e diretora da Abracem (Associação Brasileira de Coaching Executivo e Empresarial) Yara Leal de Carvalho. “A vida moderna, repleta de estímulos e informações abundantes, nos coloca em uma situação de poluição mental e excesso de atividade que, em geral, compromete nossa rotina diária”.

Alguns desperdiçadores de tempo contribuem para a sensação de que as horas voam. Yara explica quais são e como se livrar deles:

Desorganização pessoal: ser desorganizado causa um impacto negativo para a sua imagem pessoal e profissional. Esquecer compromissos, chegar atrasado ou não cumprir com os prazos combinados fazem com que a relação das pessoas com você seja de desconfiança. Isso sem falar no tempo que você perde tentando se encontrar em meio à própria bagunça.

Mudanças sem necessidade: algumas rotinas nos ajudam a ganhar tempo para focar em projetos mais estratégicos. Se há tarefas no seu dia a dia que funcionam bem da forma como você sempre faz, e que não interferem no seu tempo, não mude nada.

Não saber dizer não: responder sim a tudo que lhe pedem significa acumular compromissos e tarefas que podem não ser suas prioridades. Além disso, as pessoas passam a abusar, pois sabem que você nunca nega nada.

Querer fazer tudo sozinho: saber delegar ou compartilhar funções é fundamental, pois nem sempre é possível realizar tudo sozinho. E ainda que você consiga, é bem provável que comprometa a qualidade das tarefas, além de te causar uma exaustão desnecessária.

Má utilização dos recursos tecnológicos: se você é daqueles que vive interrompendo o que está fazendo para entrar nas redes sociais, navegar na internet ou olhar as mensagens do Whatsapp, tenha certeza de que metade do seu dia foi desperdiçado. Deixe para fazer isso durante uma pausa do trabalho.

Reuniões: reuniões presenciais acabam alocando um tempo que poderia ser utilizado para algo mais produtivo. Se não tiver como evitar (certos assuntos requerem reunião presencial, pois o “olho no olho” é essencial em determinadas circunstâncias), seja objetivo, breve e prático. Hoje, muitas pessoas têm realizado reuniões por Skype, Whatsapp ou por meio de outras tecnologias que evitam deslocamentos e, consequentemente, perda de tempo. Se possível, dê preferência a estas práticas.

Imprevistos: eles são inevitáveis e acontecem quase todos os dias. No entanto, se houver planejamento diário, a chance de lidar com o imprevisível, sem atrapalhar sua rotina, se torna maior.

Falta de noção de prioridade: sem objetivos definidos e planejamento fica difícil saber quais são nossas prioridades, e isso pode fazer com que concentremos a ação nas tarefas menos importantes. Por isso a disciplina é fundamental. Pessoas disciplinadas sabem priorizar e dar foco ao que é mais importante naquele momento.

Socialização: ter relações sociais no trabalho é natural e até saudável. Mas cuidado para não se exceder no bate-papo durante o cafezinho e, pior, se envolver em fofocas. Além de perder seu tempo, você pode acabar se comprometendo sem a menor necessidade. Deixe as conversas para depois do expediente, seja num happy hour ou num encontro de final de semana.

Desenvolver ações para minimizar cada um dos desperdiçadores de tempo descritos acima é uma meta importante para ser mais produtivo e conseguir atingir seus objetivos pessoais e profissionais.