Organizar os dias de férias dos funcionários é mais que uma obrigação dos gestores, é uma ferramenta importante para a rotina da empresa, pois ajuda a manter a equipe motivada e trabalhando de maneira eficiente. Para o empresário, evita eventuais problemas decorrentes da desorganização, como ter que pagar férias dobradas.

Evitar o passivo trabalhista é um grande motivo para gerenciar bem o cronograma de férias dos funcionários, mas também é muito importante para que haja transparência diante de todos — e para que esse período não acabe se tornando estressante para ambos os lados.

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Elaborar planilhas

Elaborar planilhas é a maneira mais fácil de coletar e registrar todas as informações necessárias e visualizá-las de maneira rápida quando for preciso. Na planilha, pode ser feito um cronograma e o controle de todas as solicitações feitas. Dessa maneira, é possível verificar a viabilidade de um funcionário tirar férias em determinado período ou se a equipe vai ficar muito defasada e será necessário escolher dias diferentes.

A empresa precisa seguir a legislação, mas é ela quem define quando o funcionário sairá de férias. Portanto, é possível recusar um pedido desde que não fuja da política.

Disponibilizar informações

O funcionário precisa saber de que maneira a empresa trabalha com esta questão e quais são os períodos possíveis para solicitar as suas. É muito importante que eles saibam com antecedência, por exemplo, quais são os dias de festas da empresa, se há recesso durante o Natal e Ano Novo, etc. É preciso deixar claro também que as solicitações precisam ser feitas com um determinado período de antecedência e que os pedidos feitos fora do prazo podem não ser aceitos. Com essa transparência de informações, evitam-se surpresas desagradáveis.

Planeje os dias de férias dos funcionários

Quanto maior o número de funcionários, maior a necessidade de saber com antecedência quando cada um sairá de férias. Mas mesmo as pequenas empresas devem pedir que os colaboradores entrem com o pedido de 3 a 5 meses antes para que seja possível se preparar para dar a cobertura correta para aquelas épocas em que muitas pessoas saem de férias.

Tenha uma política de férias da empresa

Essa é uma dica que ajuda bastante a empresa a organizar os dias de férias de seus funcionários. Existem as exigências da legislação trabalhista brasileira, mas a empresa tem certa autonomia para criar algumas regras próprias. Elas devem ser escritas em algum tipo de documento, como um manual, e disponibilizadas aos funcionários para evitar dúvidas e interpretações diferentes.

Cuidado com os períodos de pico de férias

Muita gente prefere tirar férias para emendar as festas de final de ano, como Natal e Ano Novo, ou também para aproveitar o verão e o recesso escolar (no caso de quem tem filhos). Mas deve haver um limite de pessoas ausentes nesses períodos para que a empresa não sofra uma defasagem grande demais. Para solucionar essa questão, deixe claro que a prioridade será dada aos primeiros que fizerem a solicitação. Dessa maneira, o setor de RH pode se organizar antecipadamente.

Gerenciar bem os dias de férias dos funcionários é algo que toda empresa precisa fazer, independente do tamanho. Isso evita problemas como passíveis trabalhistas, estresse e falta de motivação da equipe.