Todo empreendedor à frente de uma empresa em expansão sabe que, com o tempo, as planilhas deixam de ser a ferramenta mais adequada para organizar informações e garantir decisões assertivas. À medida que os negócios avançam, adotar um software de gestão é a solução mais confiável. E não é preciso investir muito dinheiro para ter um bom sistema.

“Em seu estágio inicial, as empresas adotam métodos de controle mínimos exigidos por lei, como sistemas de recolhimento de tributos”, afirma José Luiz Kugler, doutor em administração de empresas pela Universidade de Pittsburgh, nos Estados Unidos, e professor da Fundação Getulio Vargas (FGV). Para o especialista, a fase inicial de um negócio é ideal também para fazer testes que identifiquem o software que mais se adapta ao dia a dia. “Assim, quando a empresa atingir um porte médio, seu empreendedor já terá controles adequados”, diz Kugler.

Ter processos bem definidos evita dores de cabeça. Enquanto cresce, a empresa também toma mais riscos de toda natureza – como trabalhistas, de mercado, de reputação, entre outros. Ao mesmo tempo, os gestores tendem a ficar mais afastados da gestão, delegando muitas tarefas aos seus funcionários de confiança. Certa dose de desapego faz bem – mas, para isso, é preciso se cercar de informações confiáveis.

Um sistema de gestão integrada traz muitos benefícios. “A adoção dessa tecnologia aumenta a produtividade e permite que a empresa tenha, em tempo real, informações importantes para a tomada de decisões”, diz Claudio Soutto, sócio da área de consultoria em tecnologia da multinacional Deloitte.

A tecnologia permite, por exemplo, a elaboração de orçamentos e planos de negócio com mais agilidade e precisão do que os realizados apenas com base em planilhas. É possível gerar relatórios e análises que dão aos gestores uma visão mais imparcial, realista e objetiva de custos. “A tecnologia aumenta a capacidade de planejamento e decisão em nível estratégico, pois permite a análise sofisticada de dados”, afirma Vivaldo José Breternitz, coordenador da Faculdade de Computação e Informática da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

De acordo com Kugler, da FGV, investir em um software de gestão está ao alcance da maioria das empresas, pois os sistemas se tornaram mais baratos, flexíveis e amigáveis. Softwares que rodam na nuvem, por exemplo, evitam a aquisição de equipamentos caros, reduzem custos de implantação e manutenção, geram flexibilidade e permitem acesso móvel. Suas funcionalidades são as mesmas de um sistema convencional, mas as interfaces são mais modernas e inteligentes, o que permite ao usuário uma experiência mais rica.

Os custos de aquisição e evolução são, em geral, menores, pois o pagamento do serviço costuma ser feito sob demanda. A empresa paga apenas por aquilo que usa, da mesma forma como pagamos nossas contas de telefone ou água. “Neste momento, há uma forte tendência de as empresas migrarem para a computação em nuvem na busca de economia”, afirma Breternitz.

Outra vantagem é o ganho de agilidade durante a implantação da tecnologia. “O processo leva apenas algumas horas na nuvem, enquanto leva meses no método tradicional. Além disso, o sistema não exige que a empresa tenha uma equipe interna de infraestrutura”, afirma Soutto. Isso é possível porque o sistema em nuvem transfere boa parte da responsabilidade com servidores para o provedor contratado. Assim, a empresa passa a se preocupar menos com a manutenção da infraestrutura e pode se concentrar em seu negócio.