Segundo o meu amigo Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo do país, nossas tarefas são divididas em três grupos: Tarefas urgentes, importantes e circunstanciais. 

Muitas empresas, muitos profissionais são conhecidos como os famosos bombeiros, o que significa isso? Vivem apagando incêndios! Por quê? Porque eles estão acostumados a resolver apenas as tarefas que são urgentes deixando as importantes para depois. As tarefas importantes quando deixadas pra depois, acabam se tornando tarefas urgentes. 

Lembre-se: coloque como prioridade as tarefas importantes. Faça o que é importante em primeiro lugar. 

Um exemplo disso é lembrar-se do seu cliente no dia do aniversario dele: Isso é importante, mas não é urgente, não paga as contas no final do mês. No entanto, a médio e longo prazo faz uma enorme diferença. 

Precisamos nos acostumar a colocar prioridade nas tarefas enquanto elas são apenas importantes antes delas se tornarem urgentes. Na sua agenda, no seu planejamento semanal, priorize as tarefas importantes, as urgentes na seqüência e por último as tarefas circunstanciais. 

Imagine, por exemplo, que você quer dar uma bicicleta de presente para o seu filho. Ela está em promoção até a 6 horas da tarde do dia de hoje, pela metade do preço. São cinco e meia...é urgente correr e aproveitar a promoção, porém um cliente te telefona agora pedindo uma proposta pra fechar um negocio gigantesco, mas que você pode esperar o final de semana. É importante, mas não é urgente. No entanto, ele informa que se puder mandar agora os diretores estarão dispostos a discutir o assunto e talvez fechar o negócio. O que você faria? 

Fecha primeiro o negocio, garanta a oportunidade, manda a proposta agora e depois compre a bicicleta fora da promoção. 

Coloque o importante em primeiro lugar e deixe o urgente pra depois. É uma quebra de paradigma que fará com que você pare de ficar apagando incêndios.