Embora o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) já esteja nos colocando, há quase dez anos, numa teia digital de informações, munida de potentes mecanismos de validação e auditoria automática de dados, ainda preocupa a grande quantidade de profissionais e empresas com paradigmas, processos e sistemas da Era Pré-SPED.

Tal modelo ultrapassado remonta ao tempo do papel, em que uma folha em branco “aceitava tudo”, abrindo grandes brechas para fraudadores astutos, aos quais bastava falsificar carimbos e assinaturas para gerar prejuízos enormes ao sistema financeiro, às empresas e à sociedade.

Erros de grafia, ortografia e gramática, campos em branco, dados incorretos e mal interpretados representavam um grande entrave, tanto para a gestão da empresa quanto a fiscalização tributária, além de mostrar toda a fragilidade de um sistema baseado em documentos facilmente furtáveis e adulteráveis.

Na rota inversa disso tudo, com implementação gradativa a partir de 2006, o projeto SPED é um dos maiores cases de sucesso arrecadatório e estratégia de fiscalização digital do mundo.

Sua malha fiscal automatizada capta e audita informações cobrindo as principais operações B2B (Business toBusiness) do País, por meio do projeto da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e da escrituração digital dos tributos mais representativos na escala de arrecadação, a partir da EFD-ICMS/IPI e da EFD-Contribuições, além da contabilidade corporativa, com base na Escrituração Contábil Digital (ECD).

Não obstante, a malha fiscal evolui de forma contínua, como demonstram os projetos eSocial e ECF, que surgiram para incluir em seu escopo as relações trabalhistas e previdenciárias e as questões fiscais e de contabilidade, respectivamente, além de regular o B2C (Business to Consumer), com o inovador projeto da Nota Fiscal de Consumo eletrônica (NFC-e).

Um dos pré-requisitos para a sobrevivência e a evolução de qualquer organização neste cenário é o constante conhecimento do ambiente em que se está inserido.  No caso do SPED, a digitalização da prestação de contas de âmbito comercial, legal, tributário, fiscal, trabalhista, previdenciário e contábil-fiscal, pelo menos até o momento.

Os profissionais das áreas impactadas por tudo isto têm sim a obrigação de optar pelas melhores decisões para a organização. Paradigmas, sistemas e processos da era pré-SPED representam custos e riscos, pois são pródigos em receber adaptações perigosas, desaconselhadas pelas melhores práticas de gestão.

A tecnologia, por sua vez, tem que ser um meio para facilitar nossa vida na adaptação do negócio e responder à dinâmica e à complexidade das mudanças do sistema tributário nacional e manter a segurança operacional. Somente as soluções para a área fiscal, devidamente desenvolvidas com plataformas tecnológicas atuais e alinhadas à legislação, conseguem responder a todas essas demandas.

O SPED é definido como “a modernização das relações entre o Fisco e o contribuinte”. O Fisco já fez a parte dele ao longo dos anos. Enquanto isso, a maioria das empresas ainda está pelo menos dois ou três passos atrás, o que equivale a no mínimo uma década de defasagem, desde os seus paradigmas e rotinas de gestão até as ferramentas tecnológicas utilizadas.

Rever constantemente tal perfil transcende à segurança operacional, pois também é questão de competitividade, imagem e resultados efetivos para qualquer organização que almeje, além de conquistas, manter-se rentável e sem solavancos financeiros.

Você tem certeza que sua empresa vem fazendo as melhores escolhas em paradigmas, processos e sistemas?  Sempre é bom refletir a respeito, acredite.

(*) Luiz Carlos Gewehr é Bacharel em Sistemas de Informação e gerente de Desenvolvimento de Produtos da Decision IT