Os profissionais da contabilidade já sabem que todo início de ano traz novidades, que logo se transformam em desafios para o exercício de suas atividades. Em 2014 não será diferente – o eSocial, que registrará eletronicamente os eventos da vida dos trabalhadores brasileiros, é um novo componente do Sistema Público de Escrituração Digital.

Com atuação direta dos ministérios da Fazenda, Previdência Social e Trabalho, além do INSS e do Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal, ele promete transformar a rotina de cerca de 6 milhões de empresas e 7,2 milhões de empregadores pessoas físicas.

Os principais objetivos em mira são três: viabilizar a garantia dos direitos trabalhista e previdenciários, simplificar o cumprimento das obrigações e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

Empregador doméstico, Microempreendedor Individual, contribuinte individual equiparado a empresa com até dois empregados, pequeno produtor rural com este mesmo número limite de colaboradores permanentes e o segurado especial podem registrar os eventos de seus empregados pelo portalwww.esocial.gov.br.

Os demais empregadores transmitirão os eventos por meio de arquivos assinados com certificado digital, portanto com validade jurídica. Analogamente à Nota Fiscal eletrônica, o eSocial, para esses casos, validará e autorizará o registro de cada evento, dentre os quais: cadastro do empregado, admissão, afastamento, acidente de trabalho, atestado de saúde, aviso prévio, desligamento e folha de pagamento.

A maioria das empresas brasileiras tem sua folha de pagamento processada por mais de 70 mil organizações contábeis. As consequências do eSocial para elas não serão desprezíveis. Em termos de TI, espera-se que a maior parte dos fornecedores de software realize o quanto antes as adaptações necessárias.

Quando o assunto é infraestrutura tecnológica, a questão é mais abrangente ainda. O volume de dados transmitidos no período de fechamento da folha será muito maior que os atuais envios de obrigações acessórias digitais. Portanto, todo o conjunto envolvendo redes, servidores, Internet rápida e procedimentos de segurança precisarão ser preparados para a nova realidade.

Contudo, o ponto de maior impacto no risco da implantação do eSocial é a distribuição de processos e informações trabalhistas interempresas, pois as organizações contábeis dependem das informações fornecidas por seus clientes em conformidade com o prazo e a qualidade requeridos.

Em um país tão diverso como o nosso, essa interface ocorre das formas mais variadas possíveis. São telefonemas, recados, documentos e anotações em papel, e-mails, planilhas, mensagens instantâneas e até mesmo redes sociais, sistematicamente utilizadas para informar dados do empregado, admissões, rescisões, atestados, faltas, horas-extras, afastamentos etc. Agora também será necessário informar os serviços tomados de cooperativas ou cessão de mão de obra, bem como aquisição de produção rural e outras modalidades de contratação.

Na prática, não será viável trabalhar com métodos precários de troca de informações. Empresas e contadores terão de contar com sistemas realmente capazes de integrar organizações e departamentos. Assim, é imprescindível que haja uma total reorganização nos processos relacionados à questão trabalhista, inclusive na comunicação entre o empregador e a empresa contábil que lhe preste serviços.

() Roberto Dias Duarte é administrador de empresas e autor da série de livros Big Brother Fiscal.